Основные требования справки о доходах физического лица

В большом количестве инстанций для получения различных услуг требуется предоставление определенного перечня документов. К одним из таких относится справка о доходах физического лица, она отражает сведения по заработку гражданина. Такую справку нужно составить по форме 2-НДФЛ, утвержденной на законодательном уровне. Она может понадобиться при получении кредита в банке, при судебных разбирательствах и для прочего.

Основная информация

Бланк справки о доходах по форме 2-НДФЛ подразумевает классический образец отчетности организации. Такой документ отражает информацию о доходах гражданина нашей страны, получающего белую зарплату. Сюда также входят данные о налоговых выплатах в государственную казну. Бланк РБ справки о доходах физического лица можно получить за 6 месяцев, за 12 месяцев или за другой период, указанный заявителем.

Форма для справки из налоговой о доходах физического лица установлена Федеральной налоговой службой. Рекомендуется обращаться в представительство ФНС для получения актуальной информации по этому вопросу.

Этот документ можно разделить на две основные классификации, которые различаются по цели получения:

  1. Для работника по его требованию для его личных нужд.
  2. Для отправки в федеральную налоговую службу при запросе об обязательной отчетности.

В этом документе обязательно должна содержаться следующая информация:

  • Информация об организации, в которой трудоустроено физической лицо. Сюда входит ее юридическое название, ИНН и постановка на учет.
  • Основные сведения о заявителе, который получает справку. Его паспортные данные.
  • Ежемесячные выплаты, получаемые работником. Сюда входят налоги.
  • Виды налогообложения, которым подвержен заявитель.
  • Сумма оплаченных налогов и суммарные доходы за выделенное время.

О том, где получить справку о доходах физ. лица, можно узнать у своего непосредственного работодателя. Как правило, именно у него она и оформляется по форме 2-НДФЛ.

Отчетность в налоговой службе

Существует два типа отчетности, для которой требуется получение рассматриваемого документа. К ним относятся:

  1. По первому показателю для физических лиц при отчетности о заработках за выделенный промежуток времени.
  2. По второму признаку для граждан, работодатель которых не произвел вычет налога за выделенный промежуток времени.

Если речь идет о втором признаке оформлении документа, то, помимо основной информации, в справке должна отражаться информация о суммарном налоге, который не был вычтен из зарплаты гражданина.

Можно выделить перечень основных случаев, когда может потребоваться такой документ. Сюда входят следующие ситуации:

  1. Получение кредитных средств в одном из банков страны.
  2. Для отчета об уплате налогов в ФНС.
  3. При регистрации в Пенсионном фонде РФ.
  4. Для получения социального пособия в органах соц. защиты граждан государства.
  5. В течение судебного разбирательства по требованию судьбы для решения спорных ситуаций, связанных с рассматриваемым делом.
  6. При составлении налоговой декларации в ИФНС.
  7. Для оформления опекунства или попечительства.
  8. Для получения загранпаспорта и визы соответственно.

Время от времени налоговая служба просит предоставить такую справку в принудительном порядке. Это предназначено для контроля налогообложения граждан нашей страны.

В 230 статье Налогового кодекса Российской Федерации регламентируется получение справок о доходах гражданина. Этот документ предоставляется в одном экземпляре на одного сотрудника организации.

Можно получить документ лично у своего работодателя или путем почтовой рассылки.

Ответственность за уклонение

Встречаются случаи, когда предприятие специально уклоняется от составления справки о доходах граждан, а также об уплате ими налогов. В таком случае государством предусмотрены определенные меры наказания, в зависимости от одного из случаев:

  1. Невыдача требуемого документа. Такой случай регламентируется 230 статьей Налогового кодекса РФ. В этой ситуации предприятие будет подвержено одной из следующих мер наказания:
    • Административный штраф, который должно выплатить должностное лицо, ответственное за выдачу таких справок. Штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей.
    • Административный штраф, который выплачивается самой организацией. Такая выплата составит от 30 до 50 тысяч рублей.
    • Заморозка всей деятельности организации на срок до 3 месяцев.

  1. Отказ от оформления справки должностным лицом, которое должно заниматься этим вопросом. В этом случае работник организации будет оштрафован на сумму от 1 до 3 тысяч рублей.

Изучив эту информацию, можно без проблем заняться оформлением такого документа, зная все особенности и нюансы этого процесса.

Самый часто встречающийся документ, который отражает информацию о доходах физических лиц, полученных от работодателя, — справка по форме 2-НДФЛ. Данный документ может понадобиться каждому работнику для различных инстанций. Справка о доходах физических лиц требуется в том случае, если работник проходит процедуру оформления кредита в банке, при судебных спорах или для представления в государственные учреждения. В нашей статье мы постараемся рассмотреть основные особенности, связанные с этой справкой.

Что такое 2-НДФЛ?

2-НДФЛ представляет собой стандартную форму отчетности предприятия о доходах, полученных его сотрудником, а также о предоставленных налоговых вычетах и налогах, которые были удержаны. Как правило, справка составляется за отчетный год, полгода. Однако ее можно получить за любой требуемый период.

Информация, которая содержится в справке, может различаться и зависеть от того, кто данную справку получает – непосредственно сам работник или ИФНС.

Форма справки о доходах физического лица имеет утвержденный Федеральной налоговой службой образец. Тем не менее рекомендовано предварительно ознакомиться с текущей, действующей редакцией приказа для того, чтобы убедиться в актуальности бланка и не заполнять его устаревший образец.

Сведения, обязательные к отображению в справке о доходах

Справка 2-НДФЛ выдается работнику организацией, которая является его работодателем.

Выделяют два основных типа справки, зависящих от цели:

1. Для представления физическому лицу (являющемуся настоящим или уже уволенным сотрудником предприятия). Выдается по требованию.

2. Для представления в ИФНС в порядке обязательной отчетности.

В справке о доходах физических лиц, которая выдается сотруднику, должны содержаться следующие данные:

  • Общие данные о предприятии, выдающем справку. Включает в себя наименование организации с индивидуальным номером налогоплательщика и кодом постановки на учет.
  • Общие сведения о получателе справки.
  • Ежемесячный суммарный доход, который облагается налогом на доход физического лица.
  • Типы налоговых вычетов.
  • Итоговые данные по сумме доходов за период, а также по сумме уплаченных налогов и предоставленных вычетов.

Справка для отчетности

Справка может быть представлена предприятием для следующих типов отчетности налоговой службы:

1. По всем физическим лицам, которые получили доход от данной организации за прошедший отчетный период (отображается в бланке как признак № 1).

2. По всем физическим лицам, с дохода которых предприятие не произвело удержание налога на доход физического лица (отображается в бланке как признак № 2).

При заполнении справки о доходах физического лица с признаком № 1 должны содержаться следующие данные:

  • Общие данные о предприятии, выдающем справку: наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет.
  • Общие сведения о лице, которому справка предоставляется.
  • Ежемесячный суммарный доход, который облагается налогом на доход физического лица.
  • Налоговые вычеты.
  • Полные суммы доходов за отчетный период, суммарные данные по налогам и вычетам.

Справка с признаком № 2

При представлении налоговой справки о доходах физического лица с признаком № 2 должна быть отображена следующая информация:

  • Общие сведения о предприятии, выдающем справку: наименование с индивидуальным номером налогоплательщика и кодом, который обозначает причину постановки предприятия на налоговый учет.
  • Общие сведения о лице, которому справка предоставляется.
  • Общий суммарный доход, с которого не был произведено удержание налога на доход физического лица.
  • Сумма налога, который не был удержан.

Где может быть востребована такая форма?

Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица может понадобиться физическому лицу, который числится в штате предприятия, в следующих случаях:

1. При прохождении процедуры оформления займа в банке.

2. При подготовке к сдаче и оформлению налоговых вычетов в Федеральной налоговой службе.

3. При оформлении пенсии в Пенсионном фонде Российской Федерации.

4. При оформлении социальных пособий путем подачи соответствующего заявления в органы социальной защиты.

5. В ходе судебного разбирательства, касающегося трудовых вопросов, или при определении суммы алиментов.

6. Когда подается в ИФНС налоговая декларация (формы 3-НДФЛ; требуется в качестве документа, подтверждающего доход).

7. При прохождении процедуры оформления опекунства.

8. При прохождении процедуры оформления визы.

Непосредственно в ИФНС справку предприятие подает в обязательном порядке. Она предоставляется для общего мониторинга налогов на доход физического лица, а также для контроля за нарушениями, которые могут повлечь проверку на предприятии.

Особенности и порядок представления справки 2-НДФЛ

Представление копий справки о доходах физических лиц является незаконным. Поэтому она выдается только в оригинальном виде. Выдача может производиться не только сотруднику, который является гражданином РФ, но и иностранному гражданину по его требованию.

Правила представления справки физическим лицам

1. Законодательной базой для выдачи служат Трудовой и Налоговый кодекс РФ.

2. Основанием для выдачи справки может служить письменное заявление от работника (может быть оформлено в свободной форме).

3. Срок, в течение которого должна быть выдана данная бумага, не должен превышать трех дней после даты написания заявления с просьбой о выдаче.

4. Справка должна быть выдана в том количестве экземпляров, которое запросит сотрудник.

5. Она может быть представлена либо лично в руки сотруднику либо посредством почтовой пересылки по месту жительства. Экземпляры, которые представлены в электронном виде, а также экземпляры, на которых не стоит печать организации и подпись уполномоченного лица, являются недействительными.

Заполняется справка о доходах физического лица по образцу, который имеется в организации.

Правила представления справки при отчетности перед инспекцией ФНС

В случае предоставления справки с признаком № 1 должны соблюдаться следующие правила:

  • Законодательным основанием является второй пункт статьи 230 НК РФ.
  • Основанием к представлению является требование законодательством. Причем имеет обязательный порядок.
  • Сроки представления: до начала второго квартала года, следующего за отчетным (то есть до 1 апреля).
  • Справка о доходах физического лица (образец заполнения представлен выше) должна представляться в количестве одного экземпляра на каждого сотрудника организации.

Возможны следующие способы представления:

  • Лично представителем организации.
  • Путем почтовой пересылки.
  • Посредством сети Интернет либо на электронном носителе. В данном случае обязательно наличие электронной подписи организации. Сопровождается предоставлением пояснительного реестра в количестве двух штук.

В случае представления справки о доходах физических лиц с признаком № 2 должны соблюдаться следующие правила:

  • Законодательным основанием является пятый пункт статьи № 226 НК РФ.
  • Основанием к представлению является требование законодательством. Причем имеет обязательный порядок.
  • Сроки представления: до окончания первого месяца, следующего за отчетным годом, в котором выплаты производились без удержания налога на доход физического лица (то есть до 31 января).
  • Должна предоставляется в двойном экземпляре для каждого сотрудника. Один предназначен непосредственно для инспекции ФНС, второй – для сотрудника предприятия.

Возможны следующие способы предоставления:

  • Лично представителем организации.
  • Путем почтовой пересылки.
  • Посредством сети Интернет либо на электронном носителе. В данном случае обязательно наличие электронной подписи организации.
  • Для физического лица – либо лично в руки, либо посредством почтовой пересылки.

Возможная ответственность за уклонение от представления справки 2-НДФЛ

В том случае, если предприятие уклоняется от представления справки о суммах дохода выплаченных физическому лицу по требованию сотрудника либо же допускает нарушения при выдаче справки, то такие действия могут быть расценены с двух позиций, каждая из который влечет за собой наступление ответственности административного характера:

1. Невыдача справки (регламентируется третьим пунктом статьи 230 Налогового кодекса и статьей 62 Трудового кодекса РФ). В этом случае, соответственно с Кодексом об административных правонарушениях, возможно применение таких мер пресечения:

  • Может быть наложен административный штраф на должностное лицо, ответственное за выдачу справок. Составляет от 1 тысячи рублей до 5 тысяч рублей.
  • Может быть наложен административный штраф непосредственно на организацию. Составляет от 30 тысяч рублей до 50 тысяч рублей.
  • Заморозка деятельности организации сроком до трех месяцев.

2. Отказ от выдачи справки. В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях может быть наложен административный штраф на должностное лицо, ответственное за выдачу справок, в размере от 1 тысячи рублей до 3 тысяч рублей.

Справка годового отчета для ИФНС

В случае если говорить о представлении сводной справки о доходах физических лиц в разрезе подачи годовой отчетности в органы ИФНС, то можно дифференцировать два случая:

1. Задержка подачи (просрочка). По каждой справке, несвоевременно сданной, налагается на предприятие штраф в размере двухсот рублей (в соответствии с первым пунктом статьи 126 Налогового кодекса РФ).

2. Действия по непредставлению справок, запрошенных ИФНС, либо же осознанное искажение информации, содержащейся в них (второй пункт статьи № 126 НК РФ). При обнаружении подобных действий законодательством предусматривается наложение штрафа в размере, не превышающем 10 тысяч рублей, также может повлечь административное наказание в виде штрафа на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей.

Справка 2 НДФЛ — важный документ, о котором мы подробно расскажем ниже. Форма документа, правила заполнения, срок подачи — эти и другие вопросы интересуют граждан, которые, согласно законодательству, признаются налоговыми агентами.

Что это такое

Справка о доходах — это отчетный документ, согласно которому легко учесть суммы налоговых вычетов. Коротко она называется 2-НДФЛ, поскольку именно эта форма декларации наиболее распространена.

Согласно законодательству, все налоговые агенты обязаны предоставлять сведения о перечисленных суммах по форме 2-НДФЛ.

Этот документ составляется бухгалтером, и само физическое лицо не может самостоятельно оформить справку. Работодатель делает это самостоятельно за каждого трудоустроенного работника.

Обычный период отчетности составляет один календарный год.

В ней содержится информация:

  • доходы физического лица (зарплаты, премии);
  • уплаченные налоги.

Форма справки время от времени изменяется. Последнее было датировано 2019 годом.

Этот документ содержит следующие сведения:

  • данные сотрудника компании;
  • данные о работодателе (реквизиты);
  • ежемесячный доход;
  • налоговые вычеты;
  • общие суммы.

Кроме стандартной процедуры подачи документа бухгалтером в ФНС для отчетности, существуют иные причины попросить оформить данный документ. Поговорим о том, для чего необходима справка о доходах физического лица.

Для чего она нужна

Наиболее распространенной является ситуация, когда бухгалтер оформляет ее и подает в Федеральную налоговую службу.

Форма документа рассчитана на оформление одной справки на каждого отдельного сотрудника. За каждую несданную бумагу предусмотрен штраф. С 2019 года предусмотрены наказания за неточности при подаче информации.

Процедура довольно проста: каждый работник, получающий доход от работодателя, выплачивает налог на доходы с физических лиц. По итогам года на каждого сотрудника, выплатившего НДФЛ с полученных денежных средств, оформляется соответствующий документ.

Существуют случаи, когда НДФЛ уплате не подлежит. Тем не менее, работодатель предупреждает налоговиков о невозможности удержания налога. Эти случаи мы обсудим ниже.

Также распространены ситуации, когда с физического лица могут потребовать предъявить справку. Не стоит пугаться, ее оформлением займется бухгалтер организации, в которой гражданин трудоустроен.

2-НДФЛ необходима в следующих случаях:

  • при переходе с одного места работы на другое может запрашиваться справка, некоторые компании самостоятельно оформляют документ при увольнении своего сотрудника и прилагают его к трудовой книжке;
  • в случае оформления кредита в банке (требуется не всегда, но запрашивается в случае ипотечного кредитования и займов на крупные суммы);
  • при участии гражданина в судебном процессе;
  • в случае оформления в ФНС налогового вычета, он полагается в ряде случаев, например, при обучении детей до 24 лет платно в ВУЗе на дневном отделении, при продаже имущества в установленных законом обстоятельствах и т.д.;
  • в случае получения некоторых типов виз;
  • в процессе усыновления ребенка из детского дома;
  • при расчете пенсий, алиментов и других выплат.

Если вас просят предоставить справку о доходах, обратитесь в бухгалтерию по месту трудоустройства и попросите бухгалтера оформить ее. Законом установлен максимальный срок предоставления документа после запроса равный трем дням.

Если работа неофициальная, и трудовой договор не заключен, документ выдать не смогут.

Перед тем, как подать справку, убедитесь в том, что на ней проставлена печать компании и стоит подпись руководителя.

Рассмотрим случаи, когда компания освобождена от необходимости подавать 2-НДФЛ. Дело в том, что ФНС контролирует размер выплаченного налога по среднесписочной численности. Если в течение года компания не выплачивала сотруднику заработную плату и премии, то сдавать документ не нужно.

Сумма, равная нулю, не требует подтверждения (статья 230 п. 2 НК РФ). Этот же случай касается всех выплаченных сумм, освобожденных от налога на прибыль.

Также организация не подает справки в двух отдельных случаях:

  • при приобретении прав собственности на имущество или имущественные права;
  • при получении предпринимательского дохода.

Отчитываться перед налоговой службой в этом случае будет сам получатель прибыли. Форма подачи справки будет иной. Рассмотрим разновидности документов, которые установлены законодательно.

Виды

Федеральная налоговая служба принимает четыре типа справок о доходах физических лиц:

  • 2-НДФЛ;
  • 3-НДФЛ;
  • 4-НДФЛ;
  • 6-НДФЛ.

Они отличаются друг от друга, следует различать каждый документ. Начнем с новой формы, которая была введена лишь в 2019 году, — 6-НДФЛ Приказом ФНС № ММВ-7-11/450.

Скачать форму и распечатать ее можно

по ссылке

.

6-НДФЛ — обобщенный документ, предоставляющий отчет обо всех исчисленных и удержанных НДФЛ по всем физическим лицам, получающим доход от компании. Подается ежеквартально, не заменяет собой другие типы справок.

Новая форма 3-НДФЛ действует с 2019 года и предназначена для оформления самими физическими лицами в случае получения доходов.

Она подается по итогам года в случаях:

  • продажи квартиры, дома, дачи, земельного участка, находившихся в собственности меньше 3 лет;
  • в случае выигрыша в лотерею и других подобных случаев;
  • при получении подарков в виде движимого и недвижимого имущества, а также долей и акций от всех лиц, не принадлежащих к числу близких родственников;
  • если доход получен от источника из-за границы;
  • при получении прибыли по договору от источника, не являющегося налоговым агентом.

Декларация 3-НДФЛ оформляется в случае, если гражданин получает налоговый вычет. При этом срок подачи (начало мая) не ограничивается и не фиксируется. Документ подается в любое удобное время.

Декларация 2-НДФЛ оформляется налоговыми агентами индивидуально на каждого гражданина, получаемого доход, облагаемый налогом.

Распечатать ее форму можно, пройдя

по ссылке

.

Ниже представлен образец заполнения:

Форма 4-НДФЛ представляет собой декларацию о предполагаемом доходе. Она предназначена для лиц, занимающихся частной практикой, адвокатов, а также предприниматели на ОСН.

Правила подачи

Определимся со сроками их подачи:

Форма

Срок подачи

4-НДФЛ По прошествии 5 рабочих дней, следующих за месяцем получения первого дохода, снижении или увеличении прибыли на 50% и более, сразу же после утраты права пользования специального режима налогообложения
3-НДФЛ При подаче отчета — до 30 апреля каждого года (срок может незначительно изменяться)
2-НДФЛ декларация по признаку «1» — до 1 апреля, а справка по признаку «2» — до 1 марта
6-НДФЛ Ежеквартально согласно графику

Подать декларации можно несколькими способами:

  • лично;
  • через доверенное лицо;
  • направить по почте;
  • по телекоммуникационным каналам связи.

Последний способ чаще используется компаниями. Если же гражданин сдает декларацию самостоятельно, он должен знать о нюансах осуществления подачи в зависимости от выбранного способа.

В случае, когда декларация сдается на бумаге, помните, что:

  • при подаче лично в окошко инспектору понадобится предъявить документ, удостоверяющий личность;
  • отчитаться можно и через доверенное лицо, при этом понадобится оформить доверенность (срок ее не может превышать 3 года);
  • в случае отправки по почте днем подачи документа считается дата штампа об отправке.

Если подача осуществляется через ТКС, датой подачи также считается день отправки.

Что касается формы доверенности, то ее можно оформить в свободной форме, указав дату и место составления, точные данные паспортов доверителя и доверенного лица, адреса прописки, подписи сторон.

Срок доверенности следует указывать во избежание проблем. К документу приложите копии страниц паспорта, включая страницу со штампом о регистрации.

Не стоит нарушать сроки подачи отчетности. Налоговая служба тщательно следит за этим. Если помарки в оформлении практически не учитываются, то срок подачи и отсутствие отчетности может привести к серьезному штрафу.

Видео по теме:

ВНИМАНИЕ!

С 1 января 2019 года опять обновится форма 2-НДФЛ.

Что изменилось + новые бланки можно посмотреть в этой статье.

2-НДФЛ – официальный документ о доходах физического лица, полученных от конкретного источника (обычно, организации или ИП) и удержанном с этих доходов налоге на доходы физических лиц.

Организации и индивидуальные предприниматели представляют справки только в случае выплаты доходов наемным работникам и другим физ лицам. Но в отношении себя ИП форму 2-НДФЛ не составляют.

Представлять справки обязаны как в налоговую инспекцию, так и своим сотрудникам.

Работникам 2-НДФЛ выдается в течение трех рабочих дней с подачи заявления о выдаче справки. Справка может понадобиться при увольнении и переходе на другую работу, оформлении налоговых вычетов, подаче заявки в банк на получение кредита, при обращении за получением визы в значительную часть стран, обращении за пенсией, усыновлении ребенка, подаче документов на оформление различных льгот и т.д.

Сроки сдачи

В налоговую справки предоставляются один раз в год:

  • не позднее 1 апреля (до 2 апреля 2019 года, т.к. 1 число – выходной);
  • до 1 марта при невозможности удержать НДФЛ (справки с признаком 2).

Сведения о доходах неработающих в фирме

В следующих распространенных случаях мы должны подать сведения о доходах по лицам, неработающим в компании:

  1. Фирма оплатила работы/услуги по договорам подряда;
  2. ООО выплатило дивиденды участникам;
  3. Было арендовано имущество у физического лица (например, помещение или автомобиль);
  4. Были вручены подарки стоимостью более 4 000 руб.;
  5. Оказана материальная помощь неработающим в организации / ИП.

Когда не надо сдавать 2-НДФЛ

Не возникает обязанности подавать 2-НДФЛ, когда:

  • приобретены недвижимость, автомобиль, товары у физического лица;
  • стоимость врученных компанией подарков менее 4 000 руб. (при отсутствии других выплачиваемых доходов);
  • был возмещен вред здоровью;
  • оказана материальная помощь близким родственникам умершего работника/работника, вышедшего на пенсию из организации или самому работнику/вышедшему на пенсию работнику в связи со смертью членов его семьи.

В каком формате подавать 2-НДФЛ

1) Если число заполненных для налоговой справок 25 и более, нужно передавать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи (через интернет), для чего должен быть заключен договор со специализированной организацией (оператором электронного документооборота между налогоплательщиками и инспекциями).

Список операторов можно посмотреть на сайте налоговой службы. Также для подачи справок можно воспользоваться сайтом ФНС.

2) При меньшем количестве подать справки можно на бумаге – принести лично или отправить по почте.

При подаче 2-НДФЛ в бумажном виде также составляется реестр сведений о доходах – сводный документ с данными о нанимателе, общем количестве справок и таблицей из трех колонок, в первой из которых проставляются номера предоставляемых в налоговую справок, во второй указывается ФИО сотрудников, в третьей проставляются даты их рождения.

Также в реестре отражается дата представления в налоговый орган справок, дата принятия и данные сотрудника налоговой, принявшего документы. Заполняется реестр всегда в 2-х экземплярах.

Актуальная форма реестра приведена в приказе ФНС России от 16 сентября 2019 г. № ММВ-7-3/[email protected] При подаче через интернет реестр сформируется автоматически и отдельно составлять документ не нужно.

Когда ведение бухгалтерского учета осуществляется в специальной программе (например, различных версиях «1С Бухгалтерия»), отчетность по НДФЛ формируется автоматически, остается только перепроверить корректность заполнения. Также некоторые разработчики предлагают отдельные программы для заполнения отчетности по НДФЛ (например, ресурс 2ndfl.ru).

Инструкция по заполнению справки 2-НДФЛ

Указываем:

  1. Год, за который составлена 2-НДФЛ;
  2. Порядковый номер справки;
  3. Дату составления.

Указывается значение:

  • «1» – во всех случаях, когда НДФЛ был удержан, если справку подает налоговый агент («3» – если форму по этим же основаниям подает правопреемник организации или ее ОП);
  • «2» — когда удержать НДФЛ не было возможности, если документ представляет налоговый агент («4» – если бланк по такому же основанию подает правопреемник).

Необходимость предоставления 2-НДФЛ с признаком 2 может возникнуть в таких распространенных случаях, как:

  • Вручение человеку, не являющемуся работником компании, неденежного подарка стоимостью больше 2019 руб.;
  • Оплата проезда и жилья представителям контрагентов;
  • Прощение долга уволившемуся сотруднику.

Следует иметь в виду, что подача справки с признаком 2 не отменяет обязанности подачи справки с признаком 1 по тому же получателю дохода.

Графа «Номер корректировки»

Когда справка представляется в первый раз, проставляется “00”. Если мы хотим исправить сведения из предоставленной ранее справки, в графе указывается значение больше предыдущего на единицу – 01,02 и т.д.

Если представляется аннулирующая справка взамен поданной ранее, указывается «99».

Примечание: при заполнении корректирующего документа правопреемник налогового агента должен указать номер справки, представленной ранее реорганизованной компанией, и новую дату составления.

Код налоговой инспекции, в которой организация или ИП состоит на учете

Можно узнать на сайте ФНС через

этот сервис

).

Раздел 1

ОКТМО – это Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований. Код можно посмотреть на сайте налоговой службы в этом сервисе).

ИП на ЕНВД и ПСН указывают ОКТМО по месту ведения деятельности в отношении своих наемных работников, занятых в данных видах бизнеса.

Правопреемник налогового агента заполняет ОКТМО по месту нахождения реорганизованной компании (ОП).

Выписываются из свидетельства о постановке на учет в налоговой. В 2-НДФЛ по сотрудникам обособленных подразделений указываются ОКТМО и КПП данных подразделений. Индивидуальные предприниматели КПП не указывают.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, заполняется ИНН/КПП правопреемника.

Указывается сокращенное  (в случае его отсутствия – полное) наименование организации (ФИО предпринимателя).

Если справка представляется правопреемником, следует указать наименование реорганизованной фирмы (ОП).

Коды реорганизации (ликвидации)

В поле «Форма реорганизации» указываются коды реорганизации (ликвидации) юрлица (ОП):

Код

Наименование

1

Преобразование

2

Слияние

3

Разделение

5

Присоединение

6

Разделение с одновременным присоединением
Ликвидация

В поле ИНН / КПП заносятся коды реорганизованной компании (ОП).

Если справка подается не за реорганизованное юрлицо (ОП), данные поля не заполняются.

В случае, когда в заголовке справки указан признак «3» или «4», данные поля должны быть заполнены в установленном порядке.

Раздел 2

Указывается кодом от 1 до 6:

Код 1 – для всех налоговых резидентов РФ (лиц, находящихся на территории РФ 183 и более календарных дней в течение 12 месяцев, идущих подряд), а в отношении пробывших менее 183 дней указываются следующие коды:

  • 2 – когда получатель дохода не резидент и не попадает под другие коды;
  • 3 – если мы пригласили на работу высококвалифицированного специалиста;
  • 4 – если наш сотрудник участник программы по переселению соотечественников;
  • 5 – если сотрудник принес справку о признании беженцем или о предоставлении временного убежища в РФ;
  • 6 – когда наш работник принят на основании патента (иностранные работники из стран, гражданам которых не требуются въездные визы в РФ, за исключением входящих в Таможенный союз. Например, граждане Азербайджана, Таджикистана, Узбекистана, Украины, временно пребывающие в России, для права на работу у юридических лиц и ИП обязаны получать патенты).

Статус мы определяем на конец года, за который подаются сведения. Т.е. если работник стал резидентом в течение года, в графе «Статус налогоплательщика» проставляем цифру 1. Это не применяется только к заполнению справок по работающим на основании патента (по ним всегда код 6).

Если 2-НДФЛ оформляется до окончания года – статус указывается на дату составления документа.

Указывается в соответствии с ОКСМ (Общероссийским классификатором стран мира). Например, для граждан России это код 643. Коды для других стран смотрите 

по этой ссылке

.

Код документа, удостоверяющего личность

Указывается по справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (см. таблицу ниже). Обычно это коды 21 (паспорт гражданина РФ) и 10 (паспорт иностранного гражданина). Далее указывают серию и номер документа.

Код Наименование документа
21 Паспорт гражданина Российской Федерации
03 Свидетельство о рождении
07 Военный билет
08 Временное удостоверение, выданное взамен военного билета
10 Паспорт иностранного гражданина
11 Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории Российской Федерации по существу
12 Вид на жительство в Российской Федерации
13 Удостоверение беженца
14 Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации
15 Разрешение на временное проживание в Российской Федерации
18 Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации
23 Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства
24 Удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации
91 Иные документы

Разделы 3-5

Показатели (кроме НДФЛ) отражают в рублях и копейках. Сумма налога округляется по правилам арифметики.

Если мы выплачивали доходы, не облагаемые НДФЛ в полном объеме (перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ), суммы таких доходов в 2-НДФЛ мы не включаем. Например, в 2-НДФЛ не отражаются:

  • пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • выплата увольняемому сотруднику выходного пособия в размере не более трех месячных заработков;
  • единовременная выплата при рождении ребенка в размере до 50 000 руб.

Раздел 3

 Он включает данные:

  • о доходах, облагаемых налогом по одной из ставок (13, 15, 30, 35%);
  • о налоговых вычетах, применимых к данным видам доходов (в частности, суммы, не облагаемые НДФЛ).

Полученные доходы отражаются в хронологическом порядке с разбивкой по месяцам и кодам доходов.

Доходы работника облагались по разным ставкам – как заполнять?

Если в течение года одно лицо получило доходы, попадающие под налогообложение по разным ставкам, заполняется одна справка, содержащая разделы 3 – 5 для каждой из ставок. Т.е. все доходы работника, независимо от вида дохода, должны попасть в одну справку.

Если все данные не помещаются на одном листе, заполняем вторую страницу справки (фактически у нас будет 2 заполненных бланка 2-НДФЛ с одинаковым номером).

На второй странице указывается номер страницы справки, заполняется заголовок «Справка о доходах физического лица за ______ год № ___ от ___.___.___» (данные в заголовке, включая номер, такие же, как на первой странице), вносятся данные в разделы 3 и 5 (разделы 1 и 2 не заполняются), заполняется поле «Налоговый агент» (внизу документа). Подписывается каждая заполненная страница.

Пример такой ситуации – выдача организацией своему сотруднику беспроцентного займа. У получателя займа возникнет как доход, облагаемый по ставке 13 % (заработная плата) и доход, попадающий под ставку 35 % (материальная выгода).

В случае выплаты дивидендов участнику, который работает в организации, они отражаются вместе с другими доходами. Заполнять по дивидендам отдельные разделы 3 и 5 не надо.

Например, 5 июня 2019 г. участнику Никифорову, который также работает заместителем Генерального директора, выплачены дивиденды 450 000 руб. В данных за июнь (см. образец выше) мы отразим доход по заработной плате с кодом 2019 и доход по дивидендам с кодом 1010.

Коды доходов и вычетов

Коды доходов и вычетов устанавливаются приказами ФНС (последние изменения утверждены приказом от 24.10.2017 № ММВ-7-11/[email protected]). Полный перечень кодов по доходам смотрите здесь.

Но чаще всего придется указывать следующие:

  • 2000 – заработная плата;
  • 2002 – премия;
  • 2012 – отпускные;
  • 2300 – оплата больничного.
Наиболее употребляемые вычеты для данного раздела:

  • 501 – вычет из стоимости подарков
    (до 2019 руб. в год);
  • 503 – вычет из материальной помощи
    (до 2019 руб. в год).

Полный перечень кодов по вычетам смотрите здесь.

При отсутствии суммовых показателей в графах справки проставляется ноль.

Зарплата за декабрь выплачена в январе – как отразить?

В справке доходы отражаются в месяце, в котором такой доход считается фактически полученным по нормам Налогового кодекса. Например:

1) Нашему сотруднику зарплата за декабрь 2019 г. выплачена 12 января 2019 г. – ее сумму мы отразим в справке за 2019 г. в составе доходов за декабрь (т.к. в соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислен доход в соответствии с трудовым договором).

2) Мастеру, работающему у нас по договору подряда, оплата работы, выполненной в декабре 2019 г., произведена 12 января 2019 г. – данная сумма будет включена в 2-НДФЛ за 2019 г. (т.к. отдельных норм для оплаты по договорам гражданско-правового характера Налоговым кодексом не предусмотрено, следовательно, мы применяем общую норму, в соответствии с которой дата фактического получения дохода определяется как день его выплаты – п.1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные отражаются в справке в составе доходов месяца, в котором они были выплачены (Письмо Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/8—139).

Например, наш работник Никифоров находился в отпуске с 9 по 21 января 2019 г. Отпускные ему выплатили 29 декабря 2019 г. В 2-НДФЛ за 2019 г. (см. пример заполнения) мы включаем сумму отпускных в доход за декабрь с кодом 2012.

Некоторые виды доходов не облагаются налогом в пределах определенных норм. В 2-НДФЛ напротив такого дохода нужно указать код и сумму вычета в размере необлагаемой суммы.

Например, сотруднику Никифорову на день рождения (10 сентября) от компании подарили телефон стоимостью 18000 руб. Т.к. стоимость подарков за год не облагается НДФЛ в сумме, не превышающей 2019 руб., в справке 2-НДФЛ в данных за сентябрь (см. пример заполнения) мы отразим:

  • доход 18000 руб. с кодом 2019 (стоимость подарков);
  • вычет 2019 руб. с кодом 501.

Раздел 4

Наиболее часто употребляемые коды вычетов:

  • 126, 127, 128 – вычеты на первого, второго, третьего и последующих детей;
  • 311 – по расходам на приобретение жилья;
  • 312 – на уплаченные проценты по ипотеке;
  • 324 – по расходам на лечение.

Полный перечень кодов смотрите здесь. Вычеты получают исключительно налоговые резиденты в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов).

Предоставить социальный или имущественный вычет по месту работы мы можем, если сотрудник принес уведомление из налоговой о праве на такой вычет. Реквизиты уведомлений указываются внизу раздела 4.

В 5 разделе указывается:

  • Общая сумма доходов из 3 раздела (складываем показатели столбца «Сумма доходов»);
  • Налоговая база (из общей суммы дохода отнимаем суммы вычетов из столбцов «Сумма вычетов» 3 и 4 разделов);
  • Сумма исчисленного и удержанного с этих доходов налога (показатель графы «налоговая база»* ставку налога, в справках с признаком “2” (“4”) суммы исчисленного и удержанного налога будут различаться);
  • Сумма перечисленного в бюджет НДФЛ.

Графы для информации по фиксированным авансовым платежам по патенту заполняются в справках по работающим на основании патента по информации из уведомления о подтверждении права на уменьшение налога, полученного из налоговой инспекции.

В графе «Налоговый агент» указывается:

1 – когда справку представляет руководитель организации (компании-правопреемника) лично или справка отправлена с цифровой подписью руководителя;

2 – в других случаях (например, при подаче 2-НДФЛ в бумажном виде главным бухгалтером или курьером).

Внизу вписываются данные лица, представившего справку, и его подпись.

Представитель указывает также данные доверенности.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.